Já não é de hoje que a tecnologia vem nos oferecendo soluções para contornarnos os problemas de dificuldades de locomoção, epidemias e outros problemas de ordens naturais.

Algumas empresas já vem utilizando a metodologia de trabalho em sistema HOME OFFICE, que consiste na execução das tarefas à distância, como na própria residência do colaborador.

Além da disciplina dos colaboradores, e de um bom gestor para monitorar e coordenar as ações realizadas em um ambiente virtual ou à distância, a tecnologia nos fornece algumas ferramentas que podem ser utilizadas para ajudar nessa jornada.

Nesse post, vamos descrever algumas ferramentas úteis para o seu time utilizar no Home Office:

 

1 – Meet Google – Videoconferência

O Google disponibiliza uma gama de ferramentas gratuitas para agilizar e facilitar a produtividade, uma delas é o Meet.

Com o Meet, você não precisa se locomover para a realização de reuniões, podendo inclusive agendar as reuniões com as salas e equipes definidas.

A ferramenta é gratuita e pode ser utilizada diretamente do seu desktop sem a necessidade de instalar softwares, mas é importante ter uma webcam, fones e microfone.

Para acessar pelo desktop, basta acessar o endereço: https://meet.google.com/ e fazer o seu login.  

Para acessar pelo seu smartphone, procure o meet em sua loja de aplicativos.
Play Store: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.meetings&hl=pt_BR

Apple Store: https://apps.apple.com/br/app/hangouts-meet-do-google/id1013231476

 

2 – Trello – Gerenciamento de Processos

Uma excelente ferramenta gratuita pra gerenciamento de processos.

Você pode criar quadros (separados por equipes), listas e adicionar cartões (com a descrição das tarefas, prazos para conclusão e pessoas envolvidas).

Existe a possibilidade de anexar arquivos e as notificações das tarefas além de aprecerem no app, são encaminhadas por e-mail.

Uma super dica para a organização do Trello, é a criação das listas: A Fazer, Em andamento e Concluído, a equipe consegue posicionar os cartões no “status” em que a tarefa se encontra, facilitando assim a visualização da equipe e do gestor.

Para acessar pelo desktop, basta  acessar o endereço: https://trello.com/

Play Store: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.trello&hl=pt_BR

Apple Store: https://apps.apple.com/br/app/trello/id461504587

 

3 – Workplace

Para mantermos os laços pessoais, a cultura da empresa e a interação com a equipe é importante a utilização de uma ferramenta que tente “humanizar” toda essa tecnologia disponível.

O Workplace é uma ferramenta do Facebook, que funciona completamente a parte da maior rede social do mundo. 

É uma espécie de intranet social das comporações e tem uma ótima pegada para as instituições trabalharem o RH e o Endomarketing.

A ferramenta tem a opção gratuita, que contém várias funcionalidades bacanas e ainda tem versões pagas, com funcionalidades para equipes grandes.

Temos que ter em mente que o Home Office acaba “afastando” as pessoas e a interação entre a equipe é importante para a produtividade e a saúde mental das mesmas.

Para acessar pelo desktop, basta  acessar o endereço: https://www.workplace.com/

Play Store: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.facebook.work&hl=pt_BR

Apple Store: https://apps.apple.com/br/app/workplace-by-facebook/id944921229

 

4 – Google Drive

Uma forma de você armazenar e compartilhar arquivos nas núvens. A plataforma é gratuita para o armazenamento de até 15Gb.

Para acessar pelo desktop, basta  acessar o endereço: https://www.google.com/intl/pt-BR_ALL/drive/

Play Store: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.docs&hl=pt_BR

Apple Store: https://apps.apple.com/br/app/google-drive-armazenamento/id507874739

 

5 – WeTransfer

Para quem trabalha com arquivos pesados (artes gráficas, fotos em alta resolução, plantas e projetos em 3D) e tem dificuldade de enviar por e-mail, pelo fato da capacidade de envio permitida nos e-mails (geralmente 20 Mb por mensagem) o WeTransfer é uma excelente opção.  A versão gratuita da ferramenta permite a transferência de até 20 Gb por mensagem, possibilitando a compactação de pastas para envio, além do recebimento de confirmação de download dos arquivos.

Para acessar pelo desktop, basta  acessar o endereço: https://wetransfer.com/

 

6 – Tawk.to

Uma excelente ferramenta para quem trabalha como corretor de imóveis, corretor de seguros, equipe de suporte e até mesmo equipe de vendas que realizam atendimento via chat de um site.

Essa é uma ferramenta que existe uma versão gratuita e possibilita o atendimento online para usuários.

Para instalar a ferramamento em seu site basta copiar uma linha de código no script do site, ou se preferir, entrar em contato com a empresa que desenvolveu o seu site.

A configuração da ferramenta e inserção dos usuários para atendimento é feita pela plataforma online: tawk.to

Existe ainda a disponibilidade de baixar o aplicativo para atendimento em seu smartphone.

Play Store: https://play.google.com/store/apps/details?id=to.tawk.android

Apple Store: https://apps.apple.com/br/app/tawk-to/id907458277

 

7 – Google Docs

Na falta de softwares para trabalhar com apresentações, documentos de textos e planilhas, o Google disponibiliza as ferramentas online para a criação e edição das mesmas, e você ainda consegue salvar utilizando a ferramenta do Google Drive.

Para acessar pelo desktop acesse:  https://www.google.com/intl/pt-BR/docs/about/

 

8 – Canva

Muitas vezes precisamos criar alguma arte gráfica para um comunicado ou uma postagem nas mídias sociais de forma rápida.

O Canva é uma ferramenta que você tem imagens e layouts gratuitos para utilizar de forma simples e fácil na hora de um sufoco. Ele já tem alguns formatos pré-definidos para as principais mídias sociais e “quebra um galho” na hora em você quer algo rápido.

Para acessar pelo desktop, basta  acessar o endereço: https://www.canva.com/

Play Store: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.canva.editor

Apple Store: https://apps.apple.com/br/app/canva-criar-imagen-editar-foto/id897446215

 

9 – Autentique

Se você precisa realizar o fechamento de contratos e quer fazer isso dentro da lei sem a necessidade do deslocamento até cartórios, tempo e custos com reconhecimento de firmas, você pode utilizar sistemas de assinaturas digitais.

O sistema da Autentique é uma boa opção e tem um plano grátis, que permite a assinatura de até 05 documentos/mês.  Caso você tenha um volume maior de documentos para assinar, precisará fazer um upgrade para um plano pago.

https://www.autentique.com.br/

Agora que você já sabe sobre algumas ferramentas para te ajudar na produtividade no Home Office, tá na hora de organizar o seu tempo, tirar o pijama, deixar claro para os familiares que embora esteja em casa você está trabalhando e tentar otimizar ao máximo esse período.

 

Julio Cesar Rogério

Especialista em Marketing e Docência do Ensino superior pela Universidade Cândido Mendes (UCAM), pós Graduando em Comunicação Empresarial pela Faculdade Venda Nova do Imigrante (FAVENI) e Bacharel em Comunicação Social – Publicidade e Propaganda pela Universidade Salgado de Oliveira, atua no mercado de comunicação desde 2002, tendo palestrado e ministrado aulas em empresas e universidades.

Em 2005, fundou a Equilíbrio Digital, uma agência online e offline que atende clientes de vários tamanhos e segmentos de mercado.