Já não é de hoje que a tecnologia vem nos oferecendo soluções para contornarnos os problemas de dificuldades de locomoção, epidemias e outros problemas de ordens naturais.
Algumas empresas já vem utilizando a metodologia de trabalho em sistema HOME OFFICE, que consiste na execução das tarefas à distância, como na própria residência do colaborador.
Além da disciplina dos colaboradores, e de um bom gestor para monitorar e coordenar as ações realizadas em um ambiente virtual ou à distância, a tecnologia nos fornece algumas ferramentas que podem ser utilizadas para ajudar nessa jornada.
Nesse post, vamos descrever algumas ferramentas úteis para o seu time utilizar no Home Office:
1 – Meet Google – Videoconferência
O Google disponibiliza uma gama de ferramentas gratuitas para agilizar e facilitar a produtividade, uma delas é o Meet.
Com o Meet, você não precisa se locomover para a realização de reuniões, podendo inclusive agendar as reuniões com as salas e equipes definidas.
A ferramenta é gratuita e pode ser utilizada diretamente do seu desktop sem a necessidade de instalar softwares, mas é importante ter uma webcam, fones e microfone.
Para acessar pelo desktop, basta acessar o endereço: https://meet.google.com/ e fazer o seu login.
Para acessar pelo seu smartphone, procure o meet em sua loja de aplicativos.
Play Store: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.meetings&hl=pt_BR
Apple Store: https://apps.apple.com/br/app/hangouts-meet-do-google/id1013231476
2 – Trello – Gerenciamento de Processos
Uma excelente ferramenta gratuita pra gerenciamento de processos.
Você pode criar quadros (separados por equipes), listas e adicionar cartões (com a descrição das tarefas, prazos para conclusão e pessoas envolvidas).
Existe a possibilidade de anexar arquivos e as notificações das tarefas além de aprecerem no app, são encaminhadas por e-mail.
Uma super dica para a organização do Trello, é a criação das listas: A Fazer, Em andamento e Concluído, a equipe consegue posicionar os cartões no “status” em que a tarefa se encontra, facilitando assim a visualização da equipe e do gestor.
Para acessar pelo desktop, basta acessar o endereço: https://trello.com/
Play Store: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.trello&hl=pt_BR
Apple Store: https://apps.apple.com/br/app/trello/id461504587
3 – Workplace
Para mantermos os laços pessoais, a cultura da empresa e a interação com a equipe é importante a utilização de uma ferramenta que tente “humanizar” toda essa tecnologia disponível.
O Workplace é uma ferramenta do Facebook, que funciona completamente a parte da maior rede social do mundo.
É uma espécie de intranet social das comporações e tem uma ótima pegada para as instituições trabalharem o RH e o Endomarketing.
A ferramenta tem a opção gratuita, que contém várias funcionalidades bacanas e ainda tem versões pagas, com funcionalidades para equipes grandes.
Temos que ter em mente que o Home Office acaba “afastando” as pessoas e a interação entre a equipe é importante para a produtividade e a saúde mental das mesmas.
Para acessar pelo desktop, basta acessar o endereço: https://www.workplace.com/
Play Store: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.facebook.work&hl=pt_BR
Apple Store: https://apps.apple.com/br/app/workplace-by-facebook/id944921229
4 – Google Drive
Uma forma de você armazenar e compartilhar arquivos nas núvens. A plataforma é gratuita para o armazenamento de até 15Gb.
Para acessar pelo desktop, basta acessar o endereço: https://www.google.com/intl/pt-BR_ALL/drive/
Play Store: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.docs&hl=pt_BR
Apple Store: https://apps.apple.com/br/app/google-drive-armazenamento/id507874739
5 – WeTransfer
Para quem trabalha com arquivos pesados (artes gráficas, fotos em alta resolução, plantas e projetos em 3D) e tem dificuldade de enviar por e-mail, pelo fato da capacidade de envio permitida nos e-mails (geralmente 20 Mb por mensagem) o WeTransfer é uma excelente opção. A versão gratuita da ferramenta permite a transferência de até 20 Gb por mensagem, possibilitando a compactação de pastas para envio, além do recebimento de confirmação de download dos arquivos.
Para acessar pelo desktop, basta acessar o endereço: https://wetransfer.com/
6 – Tawk.to
Uma excelente ferramenta para quem trabalha como corretor de imóveis, corretor de seguros, equipe de suporte e até mesmo equipe de vendas que realizam atendimento via chat de um site.
Essa é uma ferramenta que existe uma versão gratuita e possibilita o atendimento online para usuários.
Para instalar a ferramamento em seu site basta copiar uma linha de código no script do site, ou se preferir, entrar em contato com a empresa que desenvolveu o seu site.
A configuração da ferramenta e inserção dos usuários para atendimento é feita pela plataforma online: tawk.to
Existe ainda a disponibilidade de baixar o aplicativo para atendimento em seu smartphone.
Play Store: https://play.google.com/store/apps/details?id=to.tawk.android
Apple Store: https://apps.apple.com/br/app/tawk-to/id907458277
7 – Google Docs
Na falta de softwares para trabalhar com apresentações, documentos de textos e planilhas, o Google disponibiliza as ferramentas online para a criação e edição das mesmas, e você ainda consegue salvar utilizando a ferramenta do Google Drive.
Para acessar pelo desktop acesse: https://www.google.com/intl/pt-BR/docs/about/
8 – Canva
Muitas vezes precisamos criar alguma arte gráfica para um comunicado ou uma postagem nas mídias sociais de forma rápida.
O Canva é uma ferramenta que você tem imagens e layouts gratuitos para utilizar de forma simples e fácil na hora de um sufoco. Ele já tem alguns formatos pré-definidos para as principais mídias sociais e “quebra um galho” na hora em você quer algo rápido.
Para acessar pelo desktop, basta acessar o endereço: https://www.canva.com/
Play Store: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.canva.editor
Apple Store: https://apps.apple.com/br/app/canva-criar-imagen-editar-foto/id897446215
9 – Autentique
Se você precisa realizar o fechamento de contratos e quer fazer isso dentro da lei sem a necessidade do deslocamento até cartórios, tempo e custos com reconhecimento de firmas, você pode utilizar sistemas de assinaturas digitais.
O sistema da Autentique é uma boa opção e tem um plano grátis, que permite a assinatura de até 05 documentos/mês. Caso você tenha um volume maior de documentos para assinar, precisará fazer um upgrade para um plano pago.
https://www.autentique.com.br/
Agora que você já sabe sobre algumas ferramentas para te ajudar na produtividade no Home Office, tá na hora de organizar o seu tempo, tirar o pijama, deixar claro para os familiares que embora esteja em casa você está trabalhando e tentar otimizar ao máximo esse período.
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